สิ่งที่คุณควรรู้ และต้องรู้!  แม้แต่สารานุกรมอย่าง  Wikipedia ไม่เคยบอก เกี่ยวกับรูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บด้วย Web Conferencing

Webconferencing

 

Credit: https://pragmatic-conferencing.com/

ด้วยความก้าวหน้าอย่างก้าวล้ำ ในด้านเทคโนโลยีดิจิดตอลแห่งโลกอนาคต  ด้วยการพัฒนาด้านนวัตกรรม  Cloud-based  หรือ อินเตอร์เน็ตบนก้อนเมฆสีขาวปุยๆ กล่าวคือ  เป็นการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ร่วมกับด้านอินเตอร์เน็ต  เพื่อเป็นการส่งมอบการให้บริการแก่ลูกค้าโดยเร็วที่สุด พร้อมด้วยประสิทธิภาพที่ดีที่สุด 

อะไรคือความแตกต่างระหว่างรูปแบบการประชุมผ่านทางวีดีโอ (Video Conference) และรูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บ (Web Conference) ?

สำหรับรูปแบบการประชุมผ่านทางวีดีโอ สามารถรวมอยู่ในรูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บได้ เพราะด้วยเทคโนโลยีทั้งสองรูปแบบจะมีความเหมือนที่ใกล้เคียงและรวมถึงมีมุมที่แตกต่างกัน  สำหรับลักษณะของรูปแบบการใช้งานนั้นนิยมสลับกันในการใช้งาน แต่เทคโนโลยีทั้งสองรูปแบบมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันอย่างเห็นได้ชัดเจน และนี่เป็นสิ่งจำเป็นที่คุณต้องเรียนรู้สำหรับเทคโนโลยีทั้งสองรูปแบบในปัจจุบัน

รูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บ  (Web Conference ) คืออะไร?  

รูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บ เป็นรูปแบบของการสื่อสารในลักษณะแบบ  Real Time  ในการที่ผู้ใช้คอมพิวเตอร์หลายๆเครื่องที่มีการเชื่อมต่อเข้ากับอินเตอร์เน็ต ทำให้ทุกคนที่เข้าประชุมสามารถมองเห็นหน้าจอเดียวกันในเวลาเดียวกันนั่นเอง รูปแบบการประชุมผ่านเว็บ เป็นที่นิยมใช้ในการดำเนินการเพื่อเป็นการประชุมผ่านทางเว็บ  (web meeting ) หรือ การเรียนรู้ แบบ eLearning  รูปแบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่างๆ ตัวอย่างเช่น  รูปแบบการฝึกอบรม,  รูปแบบการสัมมนา, รูปแบบการสัมมนาผ่านทางเว็บไซต์  (Webinars) เป็นต้น

ความแตกต่างระหว่างรูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บ (Web Conferencing)  และรูปแบบการประชุมผ่านทางวีดีโอ  (Video Conferencing)

รูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บ (Web conferencing )  เป็นข้อมูลที่ใช้ในการเผยแพร่ข้อมูลได้หลากหลาย สำหรับการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมเป็นจำนวนมาก และยังสามารถมีการโต้ตอบและเป็นการรวบรวมความคิดเห็นร่วมกันในการประชุม  เป็นระบบการประชุมทางไกลออนไลน์แบบ Real Time ผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ตความเร็วสูง สามารถทำการประชุมแบบเห็นภาพ ฟังเสียง และรับส่งข้อมูลได้ในเวลาเดียวกัน

รูปแบบการประชุมผ่านทางวีดีโอ  (Video conferencing)  เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการเชื่อมต่อเป็นการสื่อสารที่สามารถมองเห็นหน้าซึ่งและกันสำหรับผู้ร่วมประชุมด้วยกันระหว่างสองฝ่ายหรือมากกว่านั้น  ซึ่งเป็นการสร้างความเข้าใจตรงกัน เพื่อสร้างความมั่นใจของผู้เข้าร่วมประชุม

10 เหตุผลที่ดีในการดำเนินการสำหรับรูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บ:

1.การสนับสนุนด้านไอที (IT Support)

เป็นเครื่องมือในการสนับสนุนด้านไอทีสำหรับด้านธุรกิจ ในรูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บ ช่วยให้ผู้ประกอบการได้เข้าถึงพนักงานอย่างใกล้ชิดด้วยการใช้คอมพิวเตอร์ในการร่วมประชุม 

 ซึ่งสามารถใช้  Outsource เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงานและยังสามารถลดปริมาณของพนักงานในองค์กรได้อย่างเหมาะสม เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างมีคุณภาพ 

Web Conferencing1

และสำหรับประโยชน์ทางด้านธุรกิจ  สามารถลดปัญหาในการสื่อสาร เพื่อสร้างความชัดเจนในการสื่อสารแบบ Real Time สนับสนุนทางด้านธุรกิจให้เป็นเรื่องสะดวกและง่ายขึ้น

2.รูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บเป็นไปอย่างรวดเร็ว (Web Conferencing is Fast)

รูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บเป็นเรื่องที่ยืดหยุ่นมากขึ้น  หากต้องมีการเลื่อนการนัดการประชุมออกไปตามสถานที่ต่างๆ โดยคุณสามารถส่งคำเชิญทางอีเมล หรือทางโทรศัพท์เพื่อแจ้งตือนในการประชุมทางไกล  ผู้เข้าประชุมสามารถเข้าระบบการประชุมได้ทันที เมื่อมีการเปิดการประชุมเกิดขึ้น  สร้างความเชื่อมั่นได้ว่าผู้รับเชิญเข้าร่วมประชุมจะได้เข้าร่วมการประชุมได้อย่างง่ายดาย ไม่ยุ่งยาก และตอบสนองต่อผลลัพธ์ได้ทันที

3.รูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บมีความสะดวกสบาย (Web Conferencing is Convenient)

คุณสามารถเป็นผู้กำหนดได้ใน URL สำหรับรูปแบบการประชุมแบบดิจิตอลขององค์กร  กำหนดองค์ประกอบร่วม  และสร้างความปลอดภัยด้านข้อมูลในการประชุมผ่านทางเว็บได้ตามความเหมาะสม  คุณสามารถจัดเก็บเป็นไฟล์การประชุมให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงหรือสามารถดาวน์โหลดข้อมูลของเนื้อหาในรูปแบบต่างๆได้  เช่น  การเก็บบันทึกเป็นไฟล์ PDF , PowerPoint  Presentations, notes, web layouts, rich media, และอื่นๆ  ซึ่งง่ายในการเก็บรักษาข้อมูลได้อย่างปลอดภัย และเพื่อใช้อ้างอิงได้ในอนาคต  แม้แต่ผู้ใช้งานที่ไม่มีประสบการณ์ในการประชุมครั้งแรกก็สามารถเรียนรู้การใช้งานได้ง่ายอย่างสะดวกสบาย

4.การบันทึกและเก็บเนื้อหาอย่างถาวรของคุณ (Record and Archive Your Content)

 

ช่วยคุณวางแผน สำหรับการฝึกอบรมพนักงานทั้งเรื่องค่าใช้จ่ายและเวลาในการลงทุนด้านธุรกิจ  โดยเฉพาะอย่ายิ่งในรูปแบบองค์กรขนาดใหญ่ มีการดำเนินการด้านการตลาดอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ เป็นวิธีการรองรับได้อย่างเหมาะสมของด้านองค์กร  รูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บช่วยให้คุณสามารถบันทึกการฝึกอบรมวิธีการในการอธิบายของผลิตภัณฑ์ทางการตลาดขององค์กรของคุณ สามารถช่วยให้พนักงานใหม่ได้รับการฝึกอบรมโดยวิธีการสื่อสารอย่างมีระบบและเป็นขั้นตอน

5.ได้รับการแสดงความคิดเห็นที่เป็นความจริง (Get Honest Feedback)

สำหรับอีกหนึ่งทักษะที่สำคัญอย่างมีเสน่ห์ในรูปแบบการร่วมประชุมสำหรับ Web  Conference เป็นการสร้างบรรยากาศร่วมประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ รูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บช่วยให้การมีส่วนร่วมได้ง่ายและสามารถแสดงความคิดเห็นอย่างจริงใจพร้อมการสะท้อนให้เห็นความจริงอย่างชัดเจน

Web Conferencing2

สามารถสร้างแรงจูงใจให้ผู้ชมในรูปแบบที่แตกต่างกัน  สามารถติดตามจากปริมาณการป้อนข้อมูลของผู้ใช้แต่ละคนมีส่วนร่วม และเป็นการประชุมได้อย่างเสมือนจริง  ถือเป็นรูปแบบการประชุมที่ได้รับการยอมรับว่าดีที่สุดสำหรับโซลูชั่นการประชุมที่มีอยู่ในปัจจุบัน  

6.เป็นการระดมสมองและปรึกษาหารือร่วมกันเกี่ยวกับด้านธุรกิจ (Brainstorm and Discuss)

เป็นวิธีการประชุมที่ดีอีกวิธีหนึ่ง ในการระดมสมองได้อย่างมาก  เนื่องจากการประชุมจะเป็นเวลาจริงและเกิดผลลัพธ์ที่ออกมาทันที อย่าง Real Time เพิ่มประสิทธิภาพการตัดสินใจอย่างเปิดกว้างและการปรับปรุงการทำงานร่วมกันอย่างมีมิติที่รวดเร็วขึ้น

โดยใช้ระบบการประชุมแบบอิเล็กทรอนิกส์  EMS (Electronic Meeting System)  ระบบการประชุมที่นำเทคโนโลยีสารสนเทศและคอมพิวเตอร์มาใช้ร่วมกัน  คุณสามารถสร้างการแยกห้องประชุมได้แต่ละคนด้วย  VolP  (Voice over Internet Protocol )  เป็นการสื่อสารทางเสียงผ่านอินเตอร์เน็ต เป็นเทคโนโลยีรูปแบบใหม่สำหรับการโทรศัพท์ผ่านทางเครือข่ายอินเตอร์เน็ต

7.รูปแบบการประชุมผ่านทางโทรศัพท์ (Go Mobile)

โทรศัพท์มือถือเข้ามามีบทบาทในทุกมุมของการใช้ชีวิตในปัจจุบัน  สำหรับการตอบโจทย์ในบทบาทการประชุมผ่านทางฌโทรศัพท์มือถือ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพสร้างความสุขให้คุณในขณะเดินทาง  สามารถตรวจสอบอีเมล  ติดตามข่าวสารได้เช่นเดียวกันกับรูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บซึ่งไม่แตกต่างกัน

Web Conferencing3

คุณสามารถทำงานร่วมกับโทรศัพท์มือถือ ภายใต้รูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บร่วมกัน  ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์มือถือ, แท็บเล็ต,  iOS หรือ Android  คุณสามารถทำทุกอย่างได้เช่นเดียวกันกับการประชุมร่วมกัน  เริ่มต้นจนจบการประชุม  การแสดงด้วยภาพ  เสียง  การแบ่งปันด้านเนื้อหาและเอกสาร ได้อย่างสมบูรณ์

8.ลด Bandwidth   (Save Bandwidth)

Bandwidth คือ ปริมาณการรับและการส่งข้อมูลของอินเตอร์เน็ต โดยวัดความเร็วของการส่งข้อมูลเป็น bps ด้วยการประชุมผ่านทางเว็บ จะเป็นทางเลือกที่มีผลต่อการทำงานของระบบเครือข่ายทางอินเตอร์เน็ตอย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน Bandwidth และนอกจากนั้นเซิร์ฟเวอร์สามารถลดความต้องการ Bandwidth และส่งผลต่อการปรับปรุงการส่งมอบสำหรับพื้นที่ที่อยู่ห่างไกล

9.ช่วยในเรื่องการประหยัดเงิน (Save Money)

รูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บ มีค่าใช้จ่ายน้อยกว่ารูปแบบการประชุมผ่านทางวีดีโอ และเป็นตัวเลือกที่มีความน่าเชื่อถือมากที่สุดในปัจจุบัน  ใช้อุปกรณ์ร่วมน้อย แต่สามารถดำเนินการครอบคลุมการประชุมได้อย่างกว้างขวาง แม้แต่การประชุมและสัมมนาที่มีขนาดใหญ่ ไม่ต้องมีการจองสถานที่ในการจัดการประชุม เพียงผู้เข้าร่วมสามารถเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งสร้างความรวดเร็ว และสะดวกง่ายดาย  ในทุกการประชุมได้ทุกมุมของโลกอย่างไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ซึ่งสามารถลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางได้ถึง 90% จากการใช้รูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บ

10.คุณภาพชีวิตที่ดีของพนักงานในองค์กร (Employee Quality of Life)

รูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บ พนักงานสามารถลดเวลาในการเดินทาง  การประชุมผ่านทางเว็บช่วยให้พนักงานของคุณดำเนินการประชุมโดยการลดเวลาที่ใช้ในการเดินทางจากบ้านมาที่ทำงาน   เป็นการสร้างคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้นให้กับพนักงานในองค์กรของคุณได้อย่างมีความสุข  เพราะเป็นการสร้างประสิทธิภาพให้การทำงานมีศักยภาพเพิ่มมากขึ้น 

Web Conferencing4

พนักงานสามารถใช้เวลาที่บ้านในการรายงานในทุกขั้นตอน  เป็นการปรับสมดุลในชีวิตของการทำงานได้อย่างลงตัว สร้างความสุขและการใช้ชีวิตร่วมกับการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ  เป็นการสร้างแรงบันดาลใจในการทำงานและเพื่อสร้างความมุ่งมั่นและพัฒนาไปพร้อมกับองค์กรของคุณอย่างไม่หยุดนิ่ง

ทั้งหมดที่ได้กล่าวมาเบื้องต้น เป็นเพียงส่วนหนึ่งของตัวอย่างและประโยชน์ที่คุณจะได้รับจากเทคโนโลยีดิจิตอลในปัจจุบัน  ที่ได้รับการยอมรับ จากผู้นำทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จด้านอุตสาหกรรมที่ยาวนานถึง 10 ปี  ด้วยรูปแบบการประชุมผ่านทางเว็บ (Web Conferencing)  สามารถเปลี่ยนชีวิตการทำงานด้านธุรกิจของคุณได้มากเพียงใดนั้น ต้องขึ้นอยู่กับผู้ประกอบการที่มองเห็นถึงความสำเร็จที่รอคุณอยู่ข้างหน้า บนเส้นทางสายธุรกิจในอนาคตต่อไป